A kiszervezés kisvállalkozóként sokszor nem azért marad el, mert ne lenne segítségre szükséged, hanem mert nem tudod pontosan, mely feladatokat adhatnád át másnak.
Egy ideig természetesnek tűnik, hogy mindent egyedül csinálsz.
Te válaszolsz az e-mailekre, te frissíted a weboldalt, te készíted elő a posztokat, te rendszerezed a táblázatokat, te tartod fejben a határidőket, és közben persze a saját szakmai munkádat is el kellene végezned.
Aztán egyszer csak azt veszed észre, hogy a nap végén rengeteg apró feladat elkészült, de pont arra maradt a legkevesebb időd, ami miatt eredetileg vállalkozni kezdtél.
Ilyenkor merülhet fel a kérdés:
Vajon mindent nekem kell csinálnom, vagy lenne olyan feladat, amit érdemes lenne kiszervezni?
A kiszervezés kisvállalkozóként nem feltétlenül nagy lépés.
Nem kell rögtön alkalmazottban, irodában vagy bonyolult rendszerben gondolkodni. Sokszor már néhány óra célzott segítség is elég ahhoz, hogy átláthatóbbá váljanak a háttérfeladatok.
Ebben a cikkben megmutatom, mit jelent a kiszervezés, milyen feladatokat lehet átadni, és hogyan érdemes belevágni, ha még nem csináltál ilyet korábban.
A kiszervezés azt jelenti, hogy bizonyos feladatokat nem te végzel el, hanem egy külsős szakemberre bízol.
Ez nem ugyanaz, mint amikor alkalmazottat veszel fel.
Ilyenkor nem feltétlenül kell fix munkaidőt és munkaeszközt biztosítanod, illetve munkáltatói kötelezettségeket vállalnod.
Ehelyett egy adott feladatra, feladatkörre vagy havi óraszámra szerződsz valakivel, segít levenni a válladról azokat a háttérfeladatokat, amelyek már túl sok időt és figyelmet igényelnek.
Kisvállalkozóként például ezeket a feladatokat szervezheted ki:
A kiszervezés lényege tehát nem az, hogy mindent kiadsz a kezedből, hanem hogy eldöntöd, mely feladatokat érdemes átadnod azért, hogy több időd maradjon a fontosabb teendőkre.
Elsőre sok vállalkozónak nem maga a kiszervezés a nehéz, hanem az, hogy fejben elengedje: nem kell mindent egyedül megoldania.
Gyakori gondolat például:
„Gyorsabb, ha inkább megcsinálom én.”
Ez sokszor rövid távon igaznak tűnik. Lehet, hogy egy e-mailt tényleg gyorsabb egyedül megírnod, egy posztot előkészítened vagy egy oldalt frissítened, ha már megszoktad. De ha ezekből a kis feladatokból hetente több tucat összegyűlik, akkor hosszú távon rengeteg időt visznek el.
A másik gyakori félelem:
„Túl sok idő lenne elmagyarázni.”
Az elején valóban kell egy kis idő az átadásra. De egy jó együttműködésben ez nem felesleges energia, hanem befektetés. Ha kialakulnak a közös folyamatok, később sokkal kevesebb időt vesz igénybe a rendszeresen visszatérő feladatok átadása.
Sokan attól is tartanak, hogy:
„Nem úgy fog elkészülni, ahogy szeretném.”
Ezért fontos, hogy ne mindent egyszerre adj át. A kiszervezés elkezdhető fokozatosan is: először egy kisebb, jól körülhatárolható feladattal, majd később újabb feladatokkal.
A kiszervezés kisvállalkozóként sem jelenti azt, hogy rögtön nagy vagy bonyolult feladatokat kell átadnod.
Sokszor pont azok a kisebb háttérfeladatok viszik el a legtöbb energiát, amik önmagukban nem tűnnek jelentősnek, de rendszeresen ismétlődnek.
Adminisztratív feladatok
Az adminisztratív teendők ritkán látványosak, mégis sok időt elvehetnek a napi munkából.
Ilyen lehet például:
Ezek a háttérfeladatok észrevétlenül viszik el az idődet, így a nap végén azt érezheted, hogy egész nap dolgoztál, mégsem haladtál igazán előre.
Online marketing feladatok
Egy online marketing asszisztens abban is tud segíteni, hogy az online jelenléted ne mindig az utolsó helyre csússzon.
Kisvállalkozóként gyakori, hogy a social media, a blog, a hírlevél vagy a weboldal frissítése csak akkor kerül elő, amikor már nagyon muszáj. Pedig ezek a felületek hosszú távon sokat segíthetnek abban, hogy láthatóbbá válj.
Kiszervezhető például:
Nem feltétlenül arról van szó, hogy másnak kell kitalálnia helyetted a vállalkozásod üzenetét. Sokkal inkább arról, hogy valaki rendszerezi és felhasználható formába önti a meglévő gondolataidat, anyagaidat és ötleteidet.
Weboldalas feladatok
Sok kisvállalkozás elkészítteti a weboldalát, utána azonban hónapokig vagy akár évekig alig frissíti.
Pedig egy rendszeresen frissített weboldal naprakész információt ad, bizalmat épít, és megmutatja az érdeklődőknek, miben tudsz segíteni.
Kiszervezhető weboldalas feladat lehet például:
A kiszervezés nemcsak akkor lehet aktuális, amikor már teljesen elfáradtál.
Sőt, érdemes már akkor foglalkozni vele, amikor még át tudod gondolni, mely feladatok viszik el a legtöbb idődet.
Érdemes lehet kiszervezésben gondolkodni, ha:
Ezek nem feltétlenül azt jelentik, hogy rosszul csinálsz valamit.
Sokkal inkább azt mutatják, hogy a vállalkozásod feladatai már meghaladják azt a mennyiséget, amelyet egyedül kényelmesen el tudsz végezni.
A kiszervezés ilyenkor nem kudarc, hanem tudatos döntés arról, hogy nem minden feladatnak kell nálad maradnia.
Ha még sosem szerveztél ki feladatot, nem kell rögtön nagy rendszerben gondolkodnod.
A legjobb, ha egyszerűen, fokozatosan indulsz el.
Első lépésként néhány napig vagy egy hétig figyeld meg, milyen feladatok viszik el az idődet.
Nem kell bonyolult táblázat. Elég egy lista is arról, hogy mik azok a teendők, amelyek újra és újra előkerülnek.
Például:
A legjobb első kiszervezhető feladatok gyakran azok, amelyek hetente vagy havonta újra előkerülnek.
Ilyen lehet például egy heti poszt előkészítése, egy havi blogcikk feltöltése, egy hírlevél megszerkesztése vagy egy adminisztratív táblázat frissítése.
Ezeknél könnyebb kialakítani egy folyamatot, és később egyre gördülékenyebb lesz az együttműködés.
Nem kell mindent egyszerre átadni.
Sőt, első körben jobb is, ha csak néhány konkrét feladattal kezditek. Így te is látod, hogyan működik az együttműködés, és a másik fél is jobban megismeri a vállalkozásodat.
A kiszervezés akkor működik jól, ha nemcsak feladatot adsz át, hanem kereteket is.
Ez lehet egy korábbi minta, egy rövid leírás, egy videós magyarázat vagy egy egyszerű checklist.
Nem kell tökéletes dokumentációval indulni. Sokszor az első közös munkák során alakul ki, hogyan érdemes egy-egy feladatot átadni.
A jó együttműködés nem attól lesz erős, hogy az első napon mindent átadsz.
Attól válik igazán működőképessé, hogy lépésről lépésre kialakul a bizalom, a megfelelő kommunikáció és a közös munkaritmus.
Egy virtuális asszisztens kisvállalkozóknak pont ebben lehet nagy segítség: nem kell rögtön teljes munkaidős emberben gondolkodni, mégis kapsz egy megbízható háttértámogatást azokban a feladatokban, amelyek már túl sok időt visznek el.
Ha még nem szeretnél alkalmazottat felvenni, de már túl sok feladat marad nálad, egy virtuális asszisztens rugalmas segítséget jelenthet.
Egy virtuális asszisztens kisvállalkozóknak rugalmas támogatást adhat: nem kell rögtön teljes munkaidős munkatársban gondolkodnod, mégis segítséget kaphatsz az időigényes háttérfeladatok elvégzésében.
Attól függően, mire van szükséged, segíthet adminisztratív, online marketinges vagy weboldalas feladatokban is.
Ha még nem teljesen világos, pontosan ki az a virtuális asszisztens, és miben segíthet, erről ebben a cikkben írtam részletesebben:
Ki az a virtuális asszisztens, és miben segíthet egy kisvállalkozónak?
A kiszervezés azt jelenti, hogy bizonyos feladatokat nem te végzel el, hanem egy külsős szakemberre bízol. Ez lehet adminisztratív, online marketinges, weboldalas vagy más háttértámogatói feladat is.
Igen. A kiszervezés nem csak nagy cégeknek való. Kisvállalkozóként már néhány óra célzott segítség is sokat jelenthet, ha olyan feladatokat adsz át, amelyek rendszeresen időt vesznek el tőled.
Elsőként érdemes olyan feladatokat átadni, amelyek ismétlődnek, jól körülhatárolhatók, és nem feltétlenül igénylik a te személyes jelenlétedet. Ilyen lehet például az adminisztráció, a blogcikkek feltöltése, a Canva grafikák előkészítése vagy a hírlevelek szerkesztése.
Ez gyakori helyzet. Sok vállalkozó csak azt érzi, hogy túl sok minden van a vállán, de még nem látja pontosan, mely feladatokat lehetne kiszervezni. Egy konzultáció során közösen átnézhetjük, mely feladatok viszik el a legtöbb idődet, és miben segíthetne egy külsős szakember.
Nem. Alkalmazott esetén munkáltatóként foglalkoztatsz valakit, általában fix munkaidővel és munkáltatói kötelezettségekkel. Kiszervezésnél külsős szakemberrel dolgozol együtt, rugalmasabb keretek között.
A kiszervezés kisvállalkozóként nem azt jelenti, hogy nem tudod jól csinálni a vállalkozásodat.
Sokkal inkább azt jelenti, hogy felismered: az időd és a figyelmed értékes, és nem minden feladatnak kell nálad maradnia.
Előfordulhat, hogy csak néhány órányi adminisztratív segítségre van szükséged, máskor a socialmedia-tartalmak, a weboldal frissítése, a blogcikkek feltöltése vagy a hírlevelek szerkesztése csúszik el rendszeresen.
A lényeg, hogy nem kell azonnal mindent átadni.
Elég azzal kezdeni, hogy megnézed, mi viszi el a legtöbb idődet, és melyik az az első 1–2 feladat, amit már nem feltétlenül neked kellene elvégezned.
Ha még nem tudod pontosan, mit szervezhetnél ki, egy ingyenes konzultáción közösen átnézhetjük a feladataidat.
Vedd fel velem a kapcsolatot, és nézzük meg, mely feladatok átadásával nyerhetnéd vissza a legtöbb időt.